远程办公中的反模式

本文概述

• 眼不见, 心不烦
• 反模式：形式和变体
• 你最好像我

作为职业生涯中经验丰富的远程通勤者, 我目睹并经历了成为异地工作者的许多乐趣。至于远程办公的弊端, 我可以讲的恐怖故事不胜枚举。凭借一点艺术倾向和数学天赋, 我也迷恋模式：设计模式, 建筑模式, 行为模式, 社会模式, 天气模式-各种模式！

当我第一次遇到反模式时, 我发现了一大堆我希望在学习艰苦方法之前就已经知道的智慧。反模式是可识别的重复模式, 对故障有很大贡献。例如, 不断打断员工以查看员工是否正在完成工作的经理正在使用反模式, 该模式可防止员工完成任何工作！

当我第一次遇到反模式时, 我发现了一大堆我希望知道的智慧, 然后才学会了艰难的方法。

根据我自己的经验以及朋友和同事的经验, 以下是有关远程办公的反模式的说明。

眼不见, 心不烦

同事之间的交流不仅发生在预先安排的会议中。实际上, 大多数交流都是即兴和非正式的。有时, 这是在走廊上开会的机会, 而其他时候, 这是自发决定去抢些食物。开玩笑, 开玩笑, 有关家庭和宠物的轶事, 所有这些对于组建支持团队至关重要。在非正式情况下, 我们倾向于更放松, 更进取, 也更愿意对规范和权威提出异议, 所有这些都是设计师, 工程师和建筑师的理想行为。通过这些互动, 我们发现彼此的长处, 短处, 激情和不足。在队友之间达成这种理解后, 他们便开始互相支持, 互相挑战, 并在帮助彼此达成更高目标方面获得满足。

通勤同事的问题是如何将他们包括在这种非正式的互动中。你不能在走廊上遇到他们, 也不能出去与他们共进午餐, 但是如果团队要成功, 这种包容是绝对必要的。

反模式：形式和变体

此反模式的典型形式是在没有远程工作人员的情况下简单地执行与任何办公环境相同的操作：邀请所有适当的团队成员参加预定的会议, 在遇到特定问题时致电团队成员, 并仅将电子邮件限制在业务范围内特定主题。在这种环境下, 远程工作人员仅以正式方式与现场工作人员进行交互。你的通勤人员会感到情绪低落, 变得冷漠, 因为他们感觉自己沦为二等团队成员的地位。

当现场同事或管理人员倾向于面对面的互动时, 就会出现这种反模式的另一种常见形式。例如, 一个善于与团队成员交谈, 使用肢体语言进行交流并专注于随机有趣话题的经理可能很难调整这种自然的行为方式, 使其适应那些看不见的人。电话和视频聊天的感觉是由于缺乏自发性, 因此缺乏人情味。实际上, 这就是困难的根源：自发性。由于与远程工作者的互动不是自发的, 因此这些远程工作者更像是局外人而不是队友。

面对的最困难的变化是经理特别偏爱远程工作人员时。这种偏见可能是已知的, 但通常是潜意识的。这种偏见可能是由于过去与远程工作者甚至是远程工作者的经历而造成的。偏见也可能是文化上的, 专业上的或哲学上的。有偏见的经理比通勤工人更频繁地向当地工人提供重要任务, 可取的项目以及赞美和晋升。结果, 偏远的工人变得疏远, 低产和愤怒, 导致离职, 所有这些行为都加剧了经理的偏见。

打破格局

为了打破这种反模式, 我们需要一种鼓励和支持远程工人与本地工人之间非正式和自发性互动的解决方案。当然, 面对面的讨论仍然会发生, 绝不应该劝阻, 但应鼓励在可能的情况下邀请远程工作人员参加

远程办公最佳实践解决方案：即时消息(文本聊天)

想象每个团队成员使用相同的即时消息传递程序, 彼此了解对方的手柄, 并且通常在工作时登录。自发交流可以很简单, 例如单击名称, 输入几个单词并发送。无论你是与办公室同事还是团队成员聊天, 都可以通过即时消息轻松地讨论笑话, 故事, 抓地力和合法的工作问题。

即时消息传递的巨大优势在于它非常自发, 甚至可以鼓励安静的团队成员进行交流, 而且它是免费的！许多公司甚至提供了特定的即时消息传递程序, 以确保所有数据都保留在公司的内部网络中。

根据我的经验, 即时消息传递者会感到缺点, 即他们输入的速度不够快, 或者不断的打扰妨碍了实际工作的完成。奇怪的是, 我发现这些论点完全是由那些最难通过电话联系, 最难通过电子邮件获得答案的人提出的, 也就是说, 抱怨的人是远程工作者最难以获得的！

我见过许多成功用作远程工作者的公共即时消息传递程序, 包括Yahoo Instant Messenger, AOL Instant Messenger, Google Talk, Microsoft Messenger, Skype和ICQ。一些公司出于各种原因会阻止这些公共服务, 但是会在其位置提供公司内部的解决方案。开源解决方案可用于服务器(Openfire, ejabberd)和客户端(Pidgin, Adium)。

(不是)解决方案：语音聊天

我不认为语音聊天可以解决远程通勤这个问题, 是因为语音聊天与电话一样。通过语音聊天进行交流是一种正式的情况。实际上, 忽略语音聊天请求比振铃电话更容易。我在使用纯音频解决方案时遇到的其他困难包括连接质量, 口音和较差的发音。当两端有多个人时, 这些情况会更加复杂, 因为可能很难区分声音。

明确地说, 我并不是说不应使用语音聊天或电话。对于正式讨论, 它们是有效的。由于主要依靠语音聊天或电话进行与远程工作者的所有通信, 因此, 它缺乏非正式性和自发性, 因此可以创建或促进”视线之外, 头脑混乱”的反模式。

(有时是a)解决方案：视频聊天

视频聊天与音频聊天有类似的问题, 但是视觉组件为用户提供了更彻底的交流方式。例如, 同事可以观察肢体语言并共享屏幕。能够看到你的同事使他们更加”真实”, 因此他们不再”看不见”。但是, 视频聊天仍然不鼓励非正式和自发性, 这是完全打破反模式所必需的。 Skype是最著名且使用最广泛的视频聊天程序。 Google环聊是一种处理群组视频聊天的有趣方式, 因为环聊可以使每个人都能看到对方。

解决方案：群组文字聊天

所谓群聊, 是指如前所述与即时通讯程序进行的文本聊天, 但是同时涉及多个团队成员。每个参与者发送的每条消息都会被其他参与者看到。通过依靠文本, 音频方面的困难不会发生。借助文本媒体, 参与者只需很少的时间就可以跟上整个对话, 而不必始终专注于对话。

最有趣的是, 让多个人进行长时间的文本聊天会导致自发聊天和非正式互动的显着增加。有时, 闲聊与工作无关, 例如对时事, 家庭新闻或体育的评论。但是, 此类对话更多地是有关同事, 设计决策和公司方向的相关观察和问题。我刚刚描述的是水冷却器的效果, 而这正是打破这种反模式所需的自发和非正式沟通的类型。

Skype的群发文本聊天还有一个额外的远程办公最佳实践功能, 值得重点介绍：当聊天参与者登录到Skype时, 群聊的历史记录将更新, 以便参与者可以看到所有错过的消息。这样甚至可以使工作时间明显不同的团队成员能够促进和了解正在进行的对话。

当我寻找一种针对Skype历史缓存群聊的开源解决方案时, 我发现Openfire聊天服务器具有相同的功能。

例子

在我以前的工作中, 该公司实际上要求每个人都使用Skype, 并尽可能保持登录状态。小组聊天包括公司的每个成员, 该消息用于全球公告。特定办公室的其他群聊也以相同的方式使用。有时, 这些群聊会引起闲聊, 因此有些聊天是专门为这种随机玩笑而创建的。同样, 不同的团队将有自己的小组聊天, 并且每当出现需要高度关注和可见性的问题时, 就会为该问题创建另一个小组。通过这种安排, 当前的事件以及关键的客户问题都可以轻松地传达出来, 并且我能够了解更多有关本地和异地同事的个人喜好。每当我有问题时, 我所要做的就是在正确的聊天室中提问, 以便有人回答。每天早晨, 我都能赶上我夜间错过的对话。我的工作效率得到了提高, 决策过程变得透明, 而且我能够与不同位置的通勤同事建立更好的关系。

在后来的工作中, 我是几个新团队成员之一, 我们中的一些人很遥远。最了解代码库的高级团队成员没有使用即时通讯工具, 也没有接电话。每当我们中的一个偏僻工人需要他的答复时, 我们都会发现自己要一名当地工人去高级会员的小隔间并向我们求助。我们的经理听到了很多关于这位高级成员无法进入的抱怨。这是一个常见的远程办公问题。我提出了使用Skype群聊改善沟通的建议。所有新的团队成员迅速加入。在高级团队成员最终加入之前, 花了一个月的时间让我们的经理联系上, 还有很多请求以及许多其他要求。他讨厌打扰, 所以他很少会登录。但是, 新团队成员之间变得非常熟悉, 因此, 我们通过分享我们的知识并回答彼此的问题, 开始着手解决高级团队成员的calc强。

总结

打破”视线之外, 头脑混乱”的反模式并纠正这种远程办公的弊端, 需要每个团队成员共同努力, 并为所有同事所用。可用性, 非正式性和自发性的结合有助于增强你与异地和本地同事的联系

你最好像我

弗雷德(Fred)恼怒的是, 他无法在一个星期五下午四点找到苏(Sue)。弗雷德(Fred)发现她离开了家庭周末露营。为了解决这个问题, 弗雷德在下午5:30召开了强制性会议。接下来的星期五。苏准备准备晚上去参加女儿的音乐会时, 她在晚上8:30收到了开会的通知。弗雷德(Fred)在太平洋时区；苏位于东部时区。

当你假设或期望所有同事的行为与你一样时, 就会出现”你更好地像我一样”反模式的本质。即使是在远程办公和位于同一地点的工作人员中, 这也可能是一个问题！例如, 一个人可能想提早开始工作, 提早离开, 而另一个人则喜欢晚些时候进来, 然后再留下。经理的午餐时间可能是中午, 但是一个团队成员更喜欢在下午1:30吃午餐。一个高能量的团队负责人安排在周一凌晨8:00举行一次状态会议, 结果发现几个团队成员尚未到达, 而在场的人眼睛, 护理着咖啡杯, 并且保持沉默。

对于远程工作人员而言, 这种反模式可以消除远程办公的所有优势, 同时破坏他们自己的生活质量。三个小时的时区差异可能意味着远程工作人员可能正好开始新的一天, 就像团队成员要去吃午餐一样。无法联系位于中国的团队成员, 因为整个国家都在休假一周。在美国, 定期的下午会议在印度的深夜。一周的全天培训可能会阻止远程工作者在整个下午和晚上都参加培训时看到他们的孩子。

形式和变体

这种反模式的主要形式是以自我为中心的团队成员。这是下午3:30认为的人。是一个完美的开会时间, 而无需考虑许多本地同事会遇到下午的精力不足或偏远的同事会坐下来吃晚饭的情况。这样的会议浪费了每个人的时间, 因为除了组织者之外, 谁也不想参加。

这种反模式的更阴险的形式是顺从主义者, 例如上例中的弗雷德(Fred), 他期望每个人都遵守自己的日程安排, 每当有人不遵守时, 就会受到冒犯。这样的人试图迫使他人成为一种可取的行为方式, 通常会导致怨恨和被动或主动的叛逆。

在此通勤问题上可能出现的一种变体是” Always On Call”。在下班时间报告的客户问题导致在非工作时间要求工人上班。当然, 本地和远程工作者都可能发生这种情况, 但是远程工作者通常可以更快地解决问题, 因为他们离工作环境只有几秒钟的路程。在最坏的情况下, 工人得不到任何报酬或获得任何其他报酬, 例如陪伴时间, 这会导致不满和过度劳累导致生产率下降。

另一个变种是” All Hands On Deck”, 在遇到紧急情况时, 膝部反应是与每个团队成员联系以同时调查问题。如果团队成员之间没有进行沟通, 导致重复的工作和浪费时间在死胡同的调查路径上, 则情况将变得更加复杂。当每个紧急事件都被视为紧急事件时, 就会发生病理情况。

打破格局

远程办公最佳实践需要远程工作人员保持灵活性, 但也需要整个团队的理解和考虑

解决方案：了解你的同事

鉴于每个人都是不同的, 并且这些差异使团队变得灵活, 所以每个成员都应了解其同事的工作计划。到目前为止, 以电子方式共享日历是最好的方法, 因为它允许所有同事看到可用时间转换为自己的时区。

应在所有参与者有空的情况下进行实时讨论。在不可能的情况下, 应该为那些需要在正常工作时间以外工作的人事先进行很好的协调。作为一个好的规则, 召开会议的人应该最包容, 鼓励尽可能多的其他人参加, 以最大程度地减少远程办公人员的麻烦。

不需要实时协作的讨论应该转到异步渠道, 例如电子邮件, 语音邮件或文本聊天。但是, 团队成员必须养成及时阅读和回复此类消息的习惯, 否则就有冒着被要求在不希望的时间参加会议的风险！

解决方案：紧急应变计划

紧急不是紧急情况！如果报告了重要客户的问题, 那肯定是紧急的, 但这不是紧急的。如果错过最后期限, 那当然很重要；但是, 它很少是紧急的, 而且肯定不是紧急的, 应该早就注意到并且已经采取了措施。如果你的企业网络在高峰时段出现故障, 并且有许多具有服务质量合同的客户正在致电给你, 那么这对于你的团队来说是紧急情况。

以下应急计划重点关注效率和有效性。由于这样的结构效率低下, 因此有意破坏正式和官僚的层次结构。唯一的目标是解决紧急情况, 任何范围的蔓延都应予以拒绝。

1. 建立该问题的中央联系点, 以管理信息和客户服务。此人应该是开发团队的成员, 而不是管理人员, 并且他/她应该了解所有参与的团队成员以及每个团队正在调查什么。到这个人身边走可以打断调查并冒着及时解决的风险。请注意, 此人不一定指导响应者的活动

2. 在响应者之间建立公共交流, 并使其非正式以鼓励快速和诚实的交流。将联络的中心点放在沟通链中, 并删除任何干扰调查的人。如果每个人都密切关注电子邮件, 电子邮件可以在紧要关头工作。 Google Hangouts更好, 最好是具有记录的历史记录的小组文字聊天, 以便所有人都可以进行对话

3. 忽略正式的组织结构和职务, 让响应者结构自然发生。看起来负责的人可能是知识最丰富的人, 这是理想的人。忽略并喊出任何试图看台, 拉高等级或抚摸自我的人。只有当个性优先于有效性时, 才应介入。

4. 应急人员小组应仅从立即可用的人员开始。响应者确定需要临时召集其他人。如果很明显, 响应者无能为力, 请将该人从响应小组中删除或分配给他辅助角色。

5. 每当有人需要休息时, 就给他休息。在压力下不会出现好的解决方案。当团队成员感到压力和疲倦时, 他的创造力和分析能力迅速下降

6. 仅在不再紧急时才解决问题, 直到问题解决为止！无论应急解决方案是什么, 都需要在以后团队成员更加清晰地思考时进行审查。

无论你是否遵循这些远程办公技巧, 都要承认每个人的贡献, 庆祝成功, 并给每个人充足的恢复时间。如果团队成员取消了个人计划或错过了家庭时间, 请找到一种对他们来说很重要的方法, 以弥补自己的不足。考虑一下：你希望你的应急响应人员积极, 乐观, 专心并渴望发光。如果他们做出牺牲, 就应该得到回报。相反, 如果他们没有获得任何回报, 那么他们下次将更倾向于忽略通话

解决方案：在罗马时

当需要扩展的实时交互时, 例如讲师指导的培训, 团队建设, 项目计划或小组练习, 则可以考虑在该时间段内将所有工作人员带到一个地点。努力克服诸如预算约束和计划冲突之类的障碍。对于那些必须远程参加的团队成员, 这是时候使用高端电话会议设备了。应该提供高质量的视频和音频提要, 以使远程工作者可以看到所有本地参与者, 反之亦然。

明确地说, 我是说扬声器电话断断续续的低分辨率视频是不够的。你希望每个人都觉得自己的远程同事是正式参与者, 而不是要求陪审员尽可能地遵守。使用笔记本电脑集成的网络摄像头可能无法实现高清视频, 并且肯定占用了大量带宽。进行此项工作可能需要设备费用, 并且需要在本地和远程位置之一或两者上都具有更高的吞吐量。未雨绸缪;在你的第一个远程工作人员上班之前, 请确保所有这些都已到位并经过测试。

对于远程工作者而言, 在下班时间参加这些会议可能会带来不便；但是, 请记住, 这些时间与现场工作时间相同。作为远程工作者, 请像旅行时一样进行时间表调整。让家人和朋友知道你实际上是在”出差”工作。调整你的睡眠方式以适合你的团队。着重修饰和打扮, 并整理工作区域。

解决方案：向前付款

当同事遇到问题时, 请帮助他们解决问题, 然后, 该同事将在你需要时为你提供帮助。

考虑一下：你正在做一些非常重要的事情, 然后遇到一个绊脚石, 说一个你不理解的代码块, 或者你需要以特定方式进行交互但不知道如何交互的某个模块。只要有时间, 你就知道可以解决的问题, 但你也知道, 你的同事Sam熟悉该程序的这一部分, 与他在一起五分钟可能会节省你五个小时的时间。你向山姆发送了即时消息。 Sam注意到了这一点, 停止了他的工作, 与你聊天了几分钟, 然后浏览了代码, 或者你共享屏幕以向他显示问题。十分钟后, 你有了答案！ Sam为你提供了一些指示, 并且你交换了一些有关遗留代码的注释或编程笑话。

远程办公人员的另一个常见问题：突然, 现场机器停止响应你。你认为它需要重新启动, 但你不能只是走过去然后按重置按钮。现场需要这样做, 而你甚至都不在乎那是谁。你在群组文字聊天中留言：”嘿, 有人可以检查x.y.z吗？”几秒钟后, 你的一位同事发回”正在检查！”问题解决了。

你的同事是合作者, 而不是分心。这些中断是有益的, 而不是破坏性的。在正常工作时间, 团队成员应随时可以互相帮助。帮助可让你了解同事的优缺点。更重要的是, 当你需要寻求帮助时, 你的同事会优先帮助你, 这就是你真正想要的, 对吧？如果需要一些时间, 请注销即时通讯程序, 并告诉人们在需要时通过电话给你打电话-如果发生此类情况, 请务必进行通话。如果你无法接听电话, 请经常检查你的电子邮件和语音邮件, 然后及时接听。相信你的同事之所以与你联系是因为他们需要你, 因此, 当你需要他们时, 他们会在那里。

这不是仅限于远程办公的最佳实践。实际上, 此解决方案与远程解决方案一样, 也适用于本地同事, 但是本地同事更容易走近你并提出要求, 并且更容易被你忽略。此外, 该特定解决方案不仅是反图案的解决方案。它也是解决人际关系和生活中问题的解决方案。当朋友寻求帮助时, 你会停止正在做的事情并寻求帮助。作为回报, 当你寻求帮助时, 你的朋友会以同样的身份为你提供帮助。当被问到时, 甚至陌生人也会互相帮助。我们并不孤单, 也不是要独自做事。如果你在别人跌倒时举起他们, 而在他们跌倒时举起他们, 那么你会发现自己正在掌控世界。